Orfeo NG SAAS,
una solución Express para iniciar en la gestión documental
La versión de Orfeo NG SAAS de SkinaTech es una nueva opción de implementación de SGDEA en nube, apropiada para organizaciones con presupuestos limitados como Alcaldías de sexta categoría o entidades sin ánimo de lucro. Desplegando la funcionalidad de PQRS y Ventanilla Única, garantizando así la trazabilidad de los procesos documentales y cumplimiento de días de término a las peticiones de terceros; a un precio asequible.
¿ Cómo funciona esta implementación Express ?
Orfeo Express es un servicio diseñado para reducir los tiempos de implementación y características de infraestructura que requiere un Sistema de Gestión Documental. A diferencia de la instalación clásica de SGDEA Orfeo NG, esta implementación SAAS cuenta con un servicio 100% en nube que reduce notablemente la inversión inicial y al tiempo ofrece un administrador de correspondencia, adecuado para quienes requieren tener registro de todas las entradas, salidas y gestión de las comunicaciones e información dentro de la entidad.
¿Qué incluye Orfeo NG SAAS?
- Instalación completa de Orfeo NG en Nube
- Portal web público de PQRSD para peticionarios
- Correo y dominio propio del tipo orfeoexpress.com
- Correspondencia y radicación e-mail
- Configuración de días de término y vencimientos
- Cumplimiento de normatividad de AGN y MinTIC para PQRS
- Parametrización de TRDs
- Plan de capacitación virtual
- Soporte técnico de segundo nivel
Gestión de correspondencia
Centraliza la gestión de las comunicaciones que ingresan y salen de la organización, así como las del interior entre las diferentes áreas. Permite realizar el registro, la asignación, solicitudes de visto bueno, firmas de los documentos, el envío físico y electrónico, dejando registro en el sistema de todos los procesos y acciones realizadas.
Configuración
Espacio para parametrizar el comportamiento de su sistema: horario laboral, cuenta de correo electrónico, gestión de terceros, tipos de radicados y vencimientos para Derechos de Petición.
Gestión de Usuarios
Este módulo permite crear, inactivar y actualizar los usuarios del sistema, la asignación de permisos y roles que definen el acceso a los diferentes módulos e información. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
Portal de PQRs
Es un portal web público que ofrece el mecanismo legal para realizar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de forma anónima o registrándose, permitiendo el sentimiento del proceso con el número de radicado.
Reportes
Es la forma de tener indicadores de gestión del sistema. Puede generar reportes con la información precisa sobre los diferentes procesos documentales por ejemplo: conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros.
Búsquedas
Los usuarios pueden consultar cualquier documento, expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
¿Qué requisitos debe cumplir para el despliegue?
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Servicio de correo electrónico
- Tablas de Retención Documental TRDs (Opcional)
¿Quién respalda la implementación de Orfeo Express?
Skina Technologies S.A.S.
SkinaTech es una empresa especializada en soluciones tecnológicas de gestión documental, desde instrumentos archivísticos hasta integraciones con IA, pasando por asesoría, soporte, implementaciones de software, desarrollo, servidores, almacenamiento, nube, etc.
Nuestras soluciones empresariales están orientadas a la trazabilidad y control de los procesos documentales, al momento de la productividad, además de cumplir con la normatividad de SGDEA de la AGN Colombiana y el MoReq europeo.
¿Necesita más información? Cuéntenos sobre su necesidad en gestión documental
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